Политика компании по возмещению расходов на питание

Малые предприятия полагаются на сотрудников для поездок или встреч с клиентами для развития своего бизнеса, и это часто может включать в себя деловые встречи за обедом. Сотрудники, которые несут расходы на питание, ожидают, что работодатели их возместят. Ключевым моментом для работодателей является разработка политики возмещения расходов на питание, гарантирующей, что расходы на питание сотрудников не будут чрезмерными, а возмещение будет предоставлено своевременно и подробно.

Запрос возмещения

Большинство компаний требуют, чтобы сотрудники сдавали отчет о расходах с подробным описанием их расходов на питание. Вместе с формой сотрудник должен приложить необходимые квитанции о расходах на питание. Эти отчеты отправляются ее руководителю, который должен утвердить расходы, прежде чем передать их в отдел кредиторской задолженности компании.

Для соблюдения сроков кредиторской задолженности у сотрудников есть определенное время, чтобы представить отчет о расходах, который будет возмещен. Этот период может составлять от 30 до 90 дней после еды. Владельцам малого бизнеса лучше, чтобы отчеты о расходах были представлены до закрытия месяца, чтобы их можно было обработать. Цикл закрытия в конце месяца может составлять семь дней, поэтому поддержка расходов должна быть по крайней мере за три дня до начала этого цикла.

Квитанции

Политика компании в отношении возмещения расходов на питание может быть снисходительной в отношении квитанций, которые сотрудник должен предоставить вместе со своим отчетом о расходах. Например, обеды стоимостью менее 5 долларов часто не требуют наличия квитанции. Однако для еды стоимостью более 30 долларов почти всегда требуется квитанция. Если работодатель платит с помощью кредитной карты, может потребоваться квитанция с подробным описанием, а не только квитанция по кредитной карте.

Максимальные суммы

Компании, которые позволяют сотрудникам получать компенсацию за расходы на питание, часто устанавливают ограничения на размер возмещения сотрудникам. В целом сотрудники могут питаться трижды в день - завтрак, обед и ужин. Хотя выделяемые суммы сильно различаются, в Справочнике для сотрудников отмечается, что они составляют 12 долларов на завтрак и обед в день и 30 долларов на ужин в день.

Закуски и перерывы между приемами пищи, как и алкогольные напитки, обычно не покрываются. Эти максимальные суммы могут быть скорректированы, если сотрудник выбирает счет в рамках деловой встречи с другими коллегами в компании. То же самое верно, если сотрудник оплачивает обед для клиента, которого она берет в качестве части деловой встречи.

Документация

Сотрудник должен будет указать название ресторана и дату еды в своем отчете о расходах.

Кроме того, политика возмещения расходов на питание может требовать от сотрудника документального подтверждения имен всех присутствующих на трапезе. Этого требует не только компания, но и Налоговая служба. Имя человека, должность и компания должны быть задокументированы вместе с названием ресторана.

Место расположения

В зависимости от города, в котором ест сотрудник, максимальная сумма, которую он может потратить на питание, может быть больше или меньше. Многие компании понимают, что стоимость еды будет выше в городе, где стоимость жизни выше. Чтобы компенсировать эту разницу, компании позволят сотрудникам, которые едут в места с более высокой стоимостью жизни, при необходимости тратить больше на питание.