beonlinebyhp.com

Плохое общение на рабочем месте вредит отношениям и общей производительности. Надежное общение предоставляет точную информацию таким образом, чтобы получатель мог ее понять и использовать. Часто слабая коммуникация является результатом того, что сообщение и его носитель не принимаются во внимание.

Выберите подходящую аудиторию

Выбор аудитории для вашего сообщения может быть непростым. Отправка рассылки всем сотрудникам компании, когда ваша информация касается только шести человек, способствует перегруженности почтовых ящиков. Фактически, вы можете провести остаток рабочего дня в ожидании нежелательных и часто бесполезных мнений всех, кто получил ваше сообщение.

В то же время вы не хотите случайно исключить кого-то из разговора, если он должен быть его частью. Найдите время, чтобы подумать, кто должен быть участником встречи, конференц-связи или списка адресов электронной почты. Если вы не уверены, попросите своего руководителя высказать свое мнение или спросите человека, о котором идет речь, хотят ли они принять участие в обсуждении.

Выберите подходящую среду

Современный офис предлагает несколько средств коммуникации, включая электронную почту, мгновенные сообщения и текстовые сообщения, личные беседы, телефонные звонки и видеоконференции. К сожалению, все эти варианты могут мешать общению, а не облегчать его. В результате сотрудники вашего офиса могут выбрать тот носитель, который им удобнее всего, а не тот, который лучше всего подходит для сообщения.

Примером этого является сообщение сотруднику плохих новостей. Если вы или один из ваших менеджеров должны уволить работника, сообщить ему о провале проекта или объяснить, что он не получил желаемого повышения по службе, поговорите с ним лицом к лицу. Личная встреча с сотрудником демонстрирует сочувствие и уважение, усиливает серьезность общения и позволяет ему задавать вопросы.

Также важно проявлять гибкость и переключать среду, когда становится очевидно, что тот, который вы используете, больше не работает. Если вы начинаете общаться по электронной почте, но обнаруживаете, что вас неправильно понимают или что вы часто обмениваетесь мнениями, пытаясь уточнить детали и ответить на вопросы, прекратите рассылку писем. Вместо этого позвоните человеку, с которым вы общаетесь, или остановитесь у его стола, чтобы продолжить разговор.

Предоставьте достаточно подробностей в электронных письмах

Желание избегать слишком длинных и сложных писем - благородное. В то же время некоторые люди, как правило, отправляют слишком короткие электронные письма, в которых не передается важная информация. По крайней мере, электронное письмо должно выделять важную информацию и предоставлять получателям документы или ссылки, которые они могут использовать для проведения дополнительных исследований:

Примеры:

Слишком краткое электронное письмо:

«Правила, регулирующие лицензионные сборы для косметологов, изменились. Полный текст нового правила можно найти по этой ссылке: //www.statecosmotologyboard.org».

Полезное электронное письмо:

«Мы узнали, что в Грузии изменились лицензионные сборы за косметологию. Новые сборы вступают в силу 1 октября 2018 г .:

Плата за новых лицензиатов теперь составляет 25 долларов в год.

Плата за продление лицензии составляет 20 долларов США, каждые три года.

Взаимный лицензионный сбор (для тех, кто хочет передать свою лицензию из другого штата) составляет 25 долларов.

С полным текстом можно ознакомиться на сайте кафедры: //www.statecosmotologyboard.org. Дайте знать, если у вас появятся вопросы."

Используйте правильное правописание, пунктуацию и грамматику

Плохая орфография, пунктуация и грамматика не только затрудняют понимание общения, но также подрывают доверие к коммуникатору. Каждого в вашей организации следует поощрять к использованию средств проверки орфографии и грамматики, включенных в большинство программ обработки текста. Кроме того, работники должны предоставить себе достаточно времени, чтобы подготовить письменное сообщение, чтобы они могли корректировать и редактировать свою работу.

Проверить факты и информацию

Дезинформация может нанести вред моральному духу на рабочем месте и привести к дорогостоящим ошибкам. Следует поощрять всех сотрудников уделять время проверке информации, прежде чем сообщать ее устно или письменно. Если проверка невозможна, важно отметить возможную неточность.

Примеры:

Когда автор не уверен в факте:

" Я считаю, что мистер Джонс служил в армии еще в 1990-х годах, но я не могу подтвердить это из его онлайн-резюме. Мне позвонили ему и попросили разъяснений, и я сообщу всем, когда получу ответ ".

Когда информация содержит обещание, которое может не быть выполнено:

«Наш поставщик сказал нам, что мы можем ожидать пятидневный ремонт нашего заказа, несмотря на тот факт, что в середине недели этот район может пострадать от сильных штормов. Поставщик заверил нас, что у них есть резервные системы, которые позволят им производить рубашки. Однако мощность после урагана может быть нестабильной, поэтому я считаю, что лучше всего посоветовать нашей команде подготовиться к задержке с доставкой продукта ».

Обратитесь к стороннему обзору

Одним из недостатков письменного общения является то, что оно может быть более восприимчивым к неверному толкованию. Внесите свой вклад в предотвращение недоразумений, попросив других прочитать важные записки, электронные письма и письма перед их отправкой. Попросите ваших рецензентов подвести итог вашего сообщения: если вы выявите области, в которых вас неправильно поняли, внесите соответствующие изменения перед распространением.