beonlinebyhp.com

Встречи стали необходимостью на многих рабочих местах. Фактически, согласно опросу Fuze в 2014 году, более 50 процентов сотрудников проводят на собраниях не менее 13 часов в неделю.

Правда в том, что большинство встреч не очень продуктивны и, по сути, рассматриваются собеседниками как бессмысленные. То же исследование показало, что 92 процента сотрудников фактически использовали часы заседаний для выполнения других задач. Очевидно, они не считали встречи очень важными.

Однако есть один вид встреч, который отличается от других. Это собрание в кучу.

Собрание в кучу известно под разными названиями, включая заднюю дверь, состав, предсменную или стоячую. Пожалуй, самая ясная картина этого сборища - это футбольная или баскетбольная команда, которая сбивается в кучу, чтобы выработать стратегию игры и поднять боевой дух. Совещание довольно простое и отличается краткостью и точностью в том, что касается перехода к сути. Эта встреча предназначена для того, чтобы все члены команды были на одной странице. Они обсуждают насущные вопросы, которые необходимо кратко обсудить, а затем возвращаются к работе. Это модификация традиционной встречи в том, что она направлена ​​на то, чтобы встречи достигли той цели, для которой они были изначально созданы: помочь всем работать более продуктивно и сделать рабочие процессы более эффективными. Командная встреча - полезная альтернатива традиционной встрече. Это заряжает энергией рабочее место и заставляет всех экономить время, продолжая обсуждать важные вопросы.

Формат типичного чата варьируется от команды к команде. Тем не менее, среди большинства из них можно найти общий поток:

Во-первых, менеджер начинает с приветствия команды и говорит им, чего они ждут на день. Он или она скажет команде, что нужно сделать в течение дня, а также на чем нужно сосредоточиться каждому члену команды. После того, как приоритеты дня определены, менеджер перейдет к приоритетам на неделю. Этот список должен включать только самые важные приоритеты и быть кратким, иначе обсуждение может превратиться в долгую и скучную встречу.

Достижения, достигнутые командой до сих пор, также должны быть признаны. Если кто-то из членов команды особо выделяется своими усилиями и достижениями, их публично благодарит во время группового обсуждения.

Обновления компании также будут кратко упомянуты во время обсуждения в команде. Сотрудникам предоставляется возможность поговорить во время собрания. Их попросят сказать, над чем они собираются работать в течение дня и недели и какова их общая стратегия для достижения целей компании.

Наконец, сотрудников попросят поднять любые проблемы или задать животрепещущие вопросы. Если вопрос носит сложный характер или относится конкретно к человеку или группе, то он будет рассмотрен после обсуждения. Смысл его поднять во время обсуждения - ответить на то, на что можно быстро ответить, и решить, с чем нельзя сразу же разобраться, чтобы это можно было решить позже.

Обратите внимание, что этот формат не высечен на камне. Утренняя беседа должна быть настроена для вашей команды и должна быть такой, какой она работает. Если хаддл начинает снижать продуктивность, а не улучшать ее, как предполагалось, возможно, было бы неплохо изменить формат и попробовать что-то другое.

Почему так важна командная тусовка?

Командная встреча дает множество преимуществ:

Это дает вам и вашей команде возможность обсудить свои планы, проекты, инициативы и политику и задать любые животрепещущие вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Это дает членам команды представление о том, чего от них ждут сегодня, а не о далеком будущем, и дает им представление о направлении того, чего они должны достичь.

Это помогает всей команде получить представление о прогрессе, которого они уже достигли индивидуально и вместе, а также о прогрессе, которого им необходимо достичь в будущем.

Утренняя командная встреча - идеальное время, чтобы собрать всех на одной волне и поднять боевой дух на предстоящий рабочий день. Командная встреча помогает укрепить чувство единства в команде.

Как вы эффективно проводите встречи с персоналом?

Первое, что нужно сделать, это задать себе несколько важных вопросов. Фактически, есть три основных вопроса, которые помогут вам понять, как эффективно проводить утреннюю беседу:

• Как часто в течение недели следует проводить утреннюю беседу?
• Кто будет присутствовать на утренней тусовке?
• Как долго продлится утренняя кучка?

В поисках ответов на поставленные выше вопросы вам следует учесть несколько соображений. Вам нужно хорошенько подумать о том, важно ли, чтобы команда собиралась каждое утро. Поскольку вы стремитесь к эффективности, групповые встречи через день могут иметь такой же смысл, как и встречи каждое утро. Помните, что количество дней в неделе, в течение которых вы проводите чат, не должно быть твердым. Консистенция должна варьироваться в зависимости от сезона. Если вы находитесь в напряженном сезоне, например, в налоговый сезон, вам, вероятно, придется проводить кучу гораздо чаще. С другой стороны, если сезон особенно медленный, вам не нужно так часто устраивать встречи, и следует сосредоточиться на проведении меньшего количества, но более длительных встреч, чтобы выработать стратегию развития компании в целом. Независимо от того, сколько дней вы выбираете для проведения групповой встречи в неделю, она должна быть настолько регулярной, насколько вы можете это сделать, по крайней мере, в этом сезоне. Если вы работаете над конкретным проектом, возможно, вы сможете каждое утро проводить командные собрания. Однако по мере того, как проект подходит к концу, вы можете вернуться к групповому собранию два или три раза в неделю.

Подумайте, как провести встречи для компании с большим количеством сотрудников. Если сотрудников не только много, но и сегментировано по разным отделам, было бы неплохо создать несколько групп в разное время дня и в разных отделах. Когда вы планируете свои встречи таким образом, это позволяет каждому получить возможность говорить во время встречи. Например, если вы работаете в компании-разработчике программного обеспечения, вы можете проводить разные групповые встречи для отдела маркетинга, отдела обслуживания клиентов и инженерной группы.

Командные встречи должны проводиться как можно быстрее и не должны отнимать слишком много времени от рабочего дня. У каждого в вашей компании своя работа. Весь смысл проведения хаддла - убедиться, что все находятся на одной странице в отношении ожидаемой от них работы. Несмотря на это, командная встреча не должна длиться слишком долго. Все, что превышает 20 минут, начинает казаться обыденной встречей, и коллективная сборище истощает команду, а не оживляет ее.

Убедитесь, что вы установили ограничения по времени для групповых встреч, и сделайте все возможное, чтобы не нарушать эти ограничения. Это помогает ни при каких обстоятельствах не называть собрание "встречей". Как только вы начинаете называть это встречей, это начинает ощущаться как встреча. Вся суть командного общения в том, чтобы быть коротким и эффективным, чтобы повысить продуктивность компании.

Будьте максимально последовательны в своей команде. У вас должно быть определенное время дня, когда будет проводиться групповое совещание, и установленная продолжительность времени, в течение которого будет проводиться групповое совещание. Идея состоит в том, чтобы превратить сговор в привычку вашей команды. Ваши сотрудники должны знать, что в определенное время в конкретный день будут собраны собрания, и это обычное явление.

Как правило, лучшее время - утро. Сговор может начаться, как только ваши сотрудники войдут в офис. Вы также можете подержать его примерно через час после того, как все приступят к работе. Вы также можете подержать его перед обедом. Какое бы время вы ни решили провести, в идеале это должно быть утро. Удерживайте его в любое другое время, и собрание потерпит поражение от своей цели, которая состоит в том, чтобы привлечь всех к одной волне в отношении того, что от них ожидается в предстоящий день.

Что моей команде следует обсудить в утренних собраниях?

Не существует фиксированного списка тем для ежедневных обсуждений, которые следует обсуждать в утреннем групповом чате. Конкретные темы, которые вы обсуждаете, очевидно, будут зависеть от специфики вашей компании. Однако есть некоторые правила, которые следует соблюдать при проведении группового обсуждения, чтобы поддерживать его актуальность.

Каждый должен получить шанс

Вы должны убедиться, что у всех есть возможность высказаться во время командной встречи. Позвольте всем членам команды кратко описать то, над чем они работают в течение дня, статус их конкретной задачи и любые препятствия, с которыми они могут столкнуться. Как правило, это сближает вашу команду, а также помогает людям научиться задавать вопросы и поднимать проблемы.

Несомненно, некоторые из членов вашей команды будут немного менее разговорчивы, чем другие. Если самого характера сговора недостаточно, чтобы исправить это, то реализуйте какой-то процесс, который гарантирует, что все говорят, например, попросите всех поставить слово в круг. Вы даже можете немного развлечься, бросая мяч в разных членов команды. Если мяч брошен в члена команды, он должен говорить.

Все должны стоять на ногах

Сучка - не большая кучка, если люди не встают. Во всяком случае, стояние сделают членов команды бдительнее. Это также создаст необходимое давление, чтобы встреча была короткой. Никто не хочет стоять больше 15 минут, и это уже подталкивает. Чтобы всем было комфортно, делайте все кратким и приятным. Вы также должны прояснить то, что команда не понимает, и убедиться, что все находятся на одной странице.

Не используйте обсуждения для планирования проектов или проведения переговоров

Утренняя беседа - не время планировать проекты или вести переговоры. Все дело в сегодняшнем дне, поэтому в центре внимания должны быть события дня. Тем не менее, нет ничего плохого в том, чтобы затронуть несколько текущих вопросов. Только не вдавайтесь в подробности. Если вам действительно нужно, назначьте встречу на потом во время обсуждения.

Не отклоняйтесь от темы

Поскольку время должно быть коротким, не отклоняйтесь от темы. В команде может быть один или несколько членов команды, которые склонны обсуждать темы, не относящиеся к повестке дня собрания. Чтобы избежать таких ситуаций, придумайте какой-нибудь звук или знак, который вы используете, чтобы сообщить кому-то, что он отклоняется от темы. Это может быть даже забавный звук на вашем телефоне.